مراحل وأساليب متعددة كيف تدير مشروعك

تُعرف إدارة المشاريع بأنّها عملية التخطيط والتنظيم لكافة الموارِد الخاصّة في الشركة من أجلِ تنفيذ مشروعٍ مُعين لمرّة واحدة فقط أو نشاط مستمر.

وتشمل تلك الموارد المُدارة رأس المال، والقوى البشريّة، والشؤون المالية والتكنولوجيا والملكية الفكرية.

تعتمد إدارة المشاريع على مجموعة من الأدوات، والمبادئ، والتقنيات المُستخدمة في عمليات المُراجعة، والرقابة، والرصد، والتخطيط للمشاريع.

غالبًا ما ترتبط إدارة المشروع بمجالات الهندسة والبناء، وفي الآونة الأخيرة، بالرعاية الصحية وتكنولوجيا المعلومات، والتي تحتوي عادةً على مجموعة معقدة من المكونات التي يجب إكمالها وتجميعها بطريقة محددة لإنشاء منتج فعال.

بغض النظر عن نوع الصناعة، فإن وظيفة مديري المشروعات واحدة تقريبًا وهي المساعدة في تحديد أهداف وغايات المشروع، وتحديد متى سيتم إكمال مكونات المشروع المختلفة، ومن المُكلف بكل مهمة.

وكذلك إنشاء فحوصات مراقبة الجودة لضمان تلبية المكونات المكتملة لمعيار معين.

فهم إدارة المشاريع

– تمر المشاريع بخمس خطوات أو مراحل أساسية، فتبدأ بإطلاق المشروع وتحديد أهدافه، مرورًا بتخطيط المشروع ثم تنفيذ المشروع ومراقبة تقدمه، وأخيرًا، إنهاء المشروع وتسليمه.

– على سبيل المثال، في الهندسة المعمارية، تبدأ الخطة بفكرة، وتتقدم إلى الرسومات، ثم صياغة المخطط، مع تجميع العديد من القطع الصغيرة بين كل خطوة.

– عادة ما يكون لكل مشروع ميزانية وإطار زمني. تحافظ إدارة المشروع على سير كل شيء بسلاسة وفي الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

– وهذا يعني أنه عندما يقترب الإطار الزمني المخطط له من نهايته، قد يُبقي مدير المشروع جميع أعضاء الفريق للعمل للانتهاء في الموعد المحدد.

– وقد تم تطوير العديد من منهجيات إدارة المشاريع لتلبية الاحتياجات المحدّدة لبعض الصناعات. وتعتمد المنهجية المستخدمة على تفضيلات مدير المشروع أو الشركة التي يتم إدارة مشروعها.

الدليل الشامل لفهم إدارة المشاريع

منهجية الشلال لإدارة المشروع (Waterfall Project Management)
 

منهجية “الشلال” مشابهة لإدارة المشروع التقليدية ولكنها تتضمن التحذير من أن كل مهمة يجب إكمالها قبل أن تبدأ المهمة التالية.

والخطوات خطية والتقدم يتدفق في اتجاه واحد – مثل الشلال. ولهذا السبب، فإن الاهتمام بتسلسل المهام والجداول الزمنية مهم جدًا في هذا النوع من إدارة المشروعات.

في كثير من الأحيان، سيزداد حجم الفريق العامل في المشروع مع اكتمال المهام الأصغر وبدء المهام الأكبر.

رغم اعتماد هذه المنهجية على نطاق واسع، فإن هناك بعض الانتقادات لافتقارها إلى المرونة والقدرة على التكيف.

إدارة المشاريع الرشيقة (Agile Project Management)

لا تتبع إدارة المشاريع الرشيقة نهجًا تسلسليًا مرحليًا. بدلاً من ذلك، يتم إكمال مراحل المشروع بالتوازي مع بعضها بعضًا من قبل مختلف أعضاء الفريق في المنظمة.

وهي عملية تكرارية تركز على المراقبة والتحسين المستمريّن للمخرجات.

في جوهرها، تكون المخرجات عالية الجودة نتيجة لتوفير قيمة للعملاء، وتفاعلات الفريق، والتكيف مع ظروف العمل الحالية.

كانت صناعة برمجيات الكمبيوتر من أوائل الصناعات التي استخدمت هذه المنهجية.

من مميزات هذا النهج اكتشاف الأخطاء وتصحيحها دون الحاجة إلى إعادة تشغيل الإجراء بأكمله.

إدارة المشروع الانسيابية  (Lean Project Management)

تدور هذه المنهجية حول تجنّب إهدار الوقت والموارد. والفكرة الرئيسية هنا هي خلق المزيد من القيمة للعملاء بموارد أقل.

عند إدارة مشروع باستخدام هذا النهج، يكون الهدف مشابهًا لهدف مبدأ إنتاج المشاريع الرشيقة.

الموارد الوحيدة التي سيتم استخدامها في المشروع هي تلك التي تساهم بشكل مباشر في إنجازه بنجاح.
 
مثال على إدارة المشاريع

– لنفترض أن مدير المشروعات مُكلف بقيادة فريق لتطوير منتجات البرمجيات. عندها يبدأ في تحديد نطاق المشروع.

– ثم يكلف فريق المشروع بالمهام، والتي يمكن أن تشمل المطورين والمهندسين والتقنيين والمتخصصين في ضمان الجودة. ثم ينشئ مدير المشروعات جدولًا زمنيًا ويحدد المواعيد النهائية.

– في كثير من الأحيان، يستخدم مدير المشروعات تمثيلات مرئية لسير العمل، مثل مخططات “جانت” أو مخططات “بيرت”، لتحديد المهام التي يتعين إكمالها من قبل الإدارات.

– ثم يضع ميزانية تتضمن أموالًا كافية للحفاظ على المشروع في حدود الميزانية حتى في مواجهة الطوارئ غير المتوقعة.

– يتأكد مدير المشروعات أيضًا من أن الفريق لديه الموارد التي يحتاجها لبناء منتج برمجي واختباره ونشره.

– عندما تستحوذ شركة تكنولوجيا كبيرة على شركات أصغر، فإن جزءًا أساسيًا من وظيفة مدير المشروعات ينطوي على دمج أعضاء فريق المشروع من خلفيات مختلفة وغرس الشعور بالهدف الجماعي حول تحقيق الهدف النهائي.

– قد يكون لدى مديري المشروعات بعض المعرفة الفنية ولكن لديهم أيضًا مهمة تتمثل في أخذ رؤى مؤسسية عالية المستوى وتقديم نتائج ملموسة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.