كيف يساعد تجميع المهام المتشابهة في إنجاز

يخطط الكثير من الأشخاص في بداية يومهم لإنجاز مهام عديدة، إلا أنهم يفاجئون في نهاية اليوم بأنهم انهمكوا في القيام بأشياء أخرى مثل الرد على المكالمات الهاتفية أو رسائل البريد الإلكتروني أو تصفح وسائل التواصل الاجتماعي.

 ومع وجود العديد من الأشياء التي من الممكن أن تشتت الأشخاص عن إنجاز مهامهم، أصبح من المهم اتباع استراتيجية تجميع المهام المتشابهة (Batching) للتركيز على الأمور المهمة والأولويات.

 إذا كنت مهتمًا بزيادة الإنتاجية في العمل (وفي حياتك الشخصية)، فمن المحتمل أنك سمعت عن هذه العملية، حيث تقوم بالمهام جميعًا مرة واحدة، بدلاً من التبديل بين المهام التي تتم في برامج أو أوقات مختلفة.

 من الأمثلة على طريقة إدارة المهام هذه هي اختيار يوم في الأسبوع للقيام بمهام متشابهة، مثل التقاط الصور يوم الثلاثاء؛ وكتابة مشاركات المدونة يوم الأربعاء؛ وجدولة محتوى وسائل التواصل الاجتماعي يوم الجمعة.

 الأمر يبدو منطقيًا. إذ إنّ التركيز على المهام ذات الصلة يزيد من التركيز والإنتاجية، مع الحد من الإجهاد والضغط من تعدد المهام.

 أولا: تنظيم المهام الخاصة

 الخطوة الأولى في أن تصبح سيد الوقت هو تصنيف المهام وتحديد ما إذا كانت المهمة صعبة (أيْ مهمة تتطلب تركيزا كبيرا) أم مهمة بسيطة (مهمة يمكن القيام بها بسرعة ولا تتطلب تفكيرًا كثيرًا).

 ثانيًا: تجميع المهام المتشابهة معًا بالإضافة إلى تصنيف أنواع المهام، ينبغي أيضًا التفكير في الوقت الذي تقوم فيه بأفضل أعمالك. هل أنت شخص صباحي، أم أن الإلهام غالبًا ما يأتي بعد الظهيرة؟

 سيساعد هذا الأمر في تحديد الأيام التي يجب عليك فيها جدولة المهام.

 أخيرًا: إنشاء جدول زمني خاص

 – بالإضافة إلى تصنيف المهام وتحديد الأيام التي ستعمل فيها، سيكون من الحكمة تضمين تقديرات للمدة التي ستستغرقها كل مهمة أيضًا.

 – إذا كنت ترغب في زيادة نسب النجاح في هذا الأمر، فحاول إضافة ساعة إلى جدولك الزمني للتعامل مع المهمة الأكثر أهمية، أو كما يقال “أكل الضفدع” أولاً (في كناية للتخلص من المهمة الأعقد أو الأصعب أولا).

 – يمكن أن يؤدي التعامل مع أصعب المهام أو أكثرها استهلاكا للوقت في قائمة المهام الخاصة بك في بداية يومك إلى تقليل مشاعر التوتر والقلق.

 – يمكن أيضًا استخدام تقنية الطماطم (البومودورو) – وتعني هذه التقنية تخصيص 25 دقيقة للعمل المتواصل، يركز خلالها الشخص على إنجاز مهمة واحدة، قبل أن يأخذ خمس دقائق راحة ثم يعاود العمل مرة أخرى بنفس الطريقة ثلاث مرات أخرى، قبل أن يأخذ فترة راحة طويلة.

 – وبالمحصلة فإن أدمغتنا مهيأة للتعامل مع المهام التي نجدها ممتعة وتجنب تلك التي تنتج مشاعر سلبية، لذا، فإن تجميع المهام المتشابهة معًا يمكن أن يساعد في إعادة تركيز انتباهنا وطاقتنا.